teknik persidangan

Latar belakang Sebuah Persidangan

Setiap permusyawaratan dalam sebuah organisasi formal pasti membutuhkan persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir dari pemahaman dan ketaatan terhadap aturan didalam sebuah persidangan.
Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal sebuah organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan bersama. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung.

Jenis Persidangan

• Sidang Pleno
  • Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
  • Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
  • Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering Committee
  • Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan

• Sidang Paripurna
  • Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
  • Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
  • Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan

• Sidang Komisi
  • Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
  • Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno
  • Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi
  • Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut
  • Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan

Aturan Umum Sebuah Persidangan

• Peserta
  • Peserta Penuh
    • Hak peserta penuh :
      • Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
      • Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
      • Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
      • Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
    • Kewajiban peserta penuh :
      • Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
      • Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
  • Peserta Peninjau
    • Hak Peninjau :
      • Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapatdan menajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
    • Kewajiban Peninjau:
      • Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
      • Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
• Presidium Sidang
  • Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah
  • Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati peserta
  • Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan

Aturan Ketukan Palu dan kondisi-kondisi lain :

• 1 kali ketukan
  • Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
  • Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin per poin (keputusan sementara).
  • Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
  • Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama (biasanya skor 1X??menit, dll) sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.
  • Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

• 2 kali ketukan
  • Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama (biasanya 2 X ?? menit), misalnya istirahat, lobying, sembahyang,makan.
  • Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.
  • Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan

• 3 kali ketukan
  • Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
  • Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang

Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang
Membuka sidang

“Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. ” tok…….tok…….tok

Menutup sidang

“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirobbil ‘Alamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok

Mengalihkan pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok.

Mengambil alih pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih ” tok

Menskorsing sidang

“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.

Mencabut skorsing

“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan” tok…….tok.

Memberi peringatan kepada peserta sidang

Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”

Syarat-syarat Presidium Sidang :

• Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
• Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
• Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis
• Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan

Sikap Presidium Sidang :

• Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
• Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
• Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta

Quorum dan Pengambilan Keputusan

• Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (bisa juga ditentukan melalui konsensus)
• Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan
• Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang

Interupsi

Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut.

• Macam macam interupsi antara lain.
  • Interuption of order, Bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya persidangan. Contoh: saat pembicaraan sudah melebar dari pokok masalah maka seseorang berhak mengajukan interuption of order agar persidangan dikembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidak melebar dan semakin bias.
  • Interruption of information, Bentuk interupsi berupa informasi yang perlu diperhatikan oleh seluruh peserta sidang termasuk pimpinan sidang. Informasi bisa internal (misal: informasi atau data tentang topik yang dibahas) ataupun eksternal (missal: situasi kondisi di luar ruang sidang yang mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya persidangan).
  • Interruption of clarificatio, Bentuk interupsi dalam rangka meminta klarifikasi tentang pernyataan peserta sidang lainnya agar tidak terjadi penangkapan bias ketika seseorang memberikan tanggapan atau sebuah penegasan terhadap suatu pernyataan.
  • Interruption of explanatio, Bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.
  • Interruption of personal, Bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.

• Pelaksanaan Interupsi :

Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang

Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan.

Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang

Tata Tertib

Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat.

Sanksi-sanksi

Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta siding yang lain. Biasanya, mekanisme dalam pemberian sanksi didahului oleh peringatan kepada peserta (biasanya sampai 3 kali), kemudian dengan kesepakatan bersama, presidium sidang boleh mengeluarkan peserta tersebut dari forum, atau mengambil kebijakan lain dengan atau tanpa kesepakatan peserta sidang yang lain.